Home » Kế toán doanh nghiệp » Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

Việc lưu trữ tài liệu là một việc quan trọng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu có quyết định thành lập công ty, đảm bảo cho các công việc kế toán, quyết toán hàng năm được suôn sẻ, ngoài ra còn giúp giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp xảy ra, đặc biệt đối với tài sản công ty. Hôm nay công ty Lạc Việt chúng tôi xin giới thiệu về chế độ lưu giữ tài liệu để cho các bạn hiểu rõ hơn về các quy định khi lưu trữ một tài liệu kế toán của công ty.

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Thứ nhất, các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:

  • Chứng từ kế toán: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
  • Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
  • Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;
  • Tài liệu khác liên quan đến kế toán,là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùnglàm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…); các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtoán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Thứ hai, tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải theo quy định dưới đây:

  • Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kếtoán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niênđộ kế toán;
  • Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
  • Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưutrữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên;

>>> Xem thêm:  CÔNG BỐ NỘI DUNG ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP?

Thứ ba, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:

  • Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó;
  • Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tạiViệt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam;
  • Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản;
  • Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu;
  • Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiềuđơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách;
  • Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập của cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập;

Thứ tư, thời hạn lưu trữ các tài liệu kế toán:

  • Thời hạn tối thiểu là 5 năm;
  • Thời hạn 20 năm;
  • Thời hạn trên 20 năm;

Mọi thông tin cần giải đáp về việc lưu trữ các tài liệu hoặc các vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty hoặc giải thể công ty, các bạn có thể liên hệ theo địa chỉ sau:

Email: Lacviet247@gmail.com

Điện thoại: 094. 614. 3746

Đánh giá

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*